PDCAを回すためにはKPI設計が重要！上手くいかない原因や回すコツを紹介
ビジネスで成果を出すためには、具体的な目標やそれを達成するためのプロセスを明確にすることが重要です。
企業の目標や行動（プロセス）を明確にするためにはKPIの適切な設計が必要で、さらに改善点を見つけて次につなげるためにはPDCAを回す必要があります。
この記事では、PDCAを回すためにKPI設計が重要な理由や、上手くいかない原因、回すコツについて詳しく紹介します。
PDCAを回すためのKPI・KGIとは
PDCAを回すためには、KPIやKGIに対する知識や仕組みを知っておく必要があります。ここでは、PDCA・KGI・KPIについて解説します。
PDCAとは
PDCAとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」のそれぞれの頭文字を取った用語です。
それぞれのプロセスを順番に行い、最後のステップのActionまで終わったところで最初のPlanに戻ります。ただ繰り返すだけでなく、修正や改善を加えながら次の計画に反映させます。
PDCAの各フェーズでは、具体的に以下のようなことを行います。
- Plan：現状の課題の洗い出しとそれを踏まえた目標を策定
- Do：Planで策定した目標に基づいてタスクを行う
- Check：Doで行われた作業の進捗具合や目標が達成されているかを確認
- Action：Checkによって選出された課題を改善するための仮説を立てる
PDCAのサイクルは、1950年代にアメリカの統計学者であるウィリアム・エドワーズ・デミングらが品質管理・改善方法として生み出したものです。品質管理の方法として考案されましたが、いまでは目標管理の技術としても広く使われており、今日に至るまで業種・職種を問わず、多くのビジネスシーンで活用されています。
KGI・KPIとは
KGIとは重要目標達成指標のことです。一方のKPIは、組織の最終目標（KGI）を達成するまでのプロセスを定点観測するための定量的な指標のことをいいます。KGIとKPIのどちらも定量的である必要があり、設定においては計測できることが条件となります。
例えば、飲食店において「KGIが売上アップ」「KPIが新規顧客を増やす」だと、定量的ではないため計測ができません。
しかし、「KGIが前年の130％の売上」「KPIが新規顧客を毎月10人増やす」のように定量的であれば計測できます。
また、一つのKGIに対しては複数のKPIが設定されるのが一般的です。
先ほどの例だと、新規顧客10人を増やすというKPIを実現するために「チラシ〇枚の配布」「予約フォームへのアクセス数を〇％増やす」など、階層的にKPIを設定する必要があります。
KPIとなり得る指標はビジネスモデルや業務によって無数にあるため、適切な指標を選択することが重要なポイントです。
KPIでPDCAを回すとは
KPIでPDCAを回すとは、KPIを軸にPDCAを回して目標の達成や課題点の分析、改善につなげていくことです。
仮に年間でECサイトの売上10％アップをKGIとし、そのKPIの一つとしてSNSのフォロワーを1万人増やすことを例として、以下にKPIを活用したPDCAサイクルの回し方を紹介します。
- Plan:フォロワーを1カ月で1万人増やす。
- Do:SNS広告を流し、フォローを促す動画を1日1つずつ投稿する。
- Check:1ヶ月にどれくらい増えているかチェックする。
- Action:Planの数値を達成できた場合は継続、達成できてなかった場合は施策の改善や新しい施策の導入を検討する。
1に戻って再びPDCAを回していきます。
KPIの達成はKGIの達成にもつながるため、設定した一つ一つのKPIでPDCAを回すことは最終目標の達成に近づくことになります。
また、ECサイトの売上10％アップのKGIに対し、SNSのフォロワーを増やすことがKPIであることはそもそもKPI設定として弱くないのか？と疑問に感じる方もいるかもしれません。
しかし、KPIでPDCAを回すなら、さまざまな角度からKPIを設定し、できるだけ多くのKPIを通してPDCAサイクルのデータを取ることが望ましいです。
というのも、10個のKPIと100個のKPIがデータとしてあった場合に、100個のKPIを参考にする方がより状況を細かく把握することができます。そもそも、100個という莫大なKPIを集めたり分析したりする時間的な余裕はないと感じるかもしれませんが、すべてを分析する必要はありません。その中で達成率の低いKPIや下落傾向にあるKPIだけ集めてモニタリングするなら手間はそこまでかかりません。
まずはできるだけ多くのKPIを洗い出し、その中から実行できるものからPDCAを回していきましょう。
KPIでPDCAを回す目的やメリット
ここでは、KPIでPDCAを回す目的やメリットを紹介します。
目標が明確化しやすい
KPIでPDCAを回すメリットは、目標やそれを達成するためのプロセスが明確化しやすいことです。
PDCAではまず最初のフェーズであるPlanを考える必要がありますが、実行するためには定量的で具体性がある目標にしなければなりません。
定量的で具体的な目標であるKPIは、そのままPlanに落とし込むことができます。
Planがあいまいなままだと、実際には順序が守られていなかったり具体的な行動目標が設定されていなかったりすることで、「何のためのPDCAかわからない」という事態が起こります。
例えば、あるレストランで年間に50％の売上目標というKGIを設定し、そのために新規顧客を一カ月で2倍に増やすというKPIを設定したとします。この場合だと目標が新規顧客2倍/月と明確化されており、そのためのプロセスとして「広告チラシを2倍に増やす」「SNSでフォロワーを5倍に増やす」など具体的な対策が見えてきます。このようにKGIの目標を決め、それを達成するために必要なKPIの目標を決めることで、最終目標やそれに向けてのプロセスが明確になるため、PDCAを回しやすくなります。
課題や問題点を把握しやすい
KPIでPDCAを回すメリットは、課題や問題点の把握がしやすいことです。
例えば、ある営業部門においてKGIに年間売上目標30％アップを掲げ、それを達成するためのKPIとして「テレアポ100件／月」や「新規商談10件／月」などを掲げたとします。仮にテレアポ件数は目標達成できているにも関わらず、新規商談が10件に満たない場合だと、テレアポの内容（ターゲットやスタッフの対応）に問題や課題が生じている可能性が出てきます。
このようにKPIをPDCAに取り入れることで計画段階から達成すべき数値目標が具体的になるため、PDCAを通して計画の成功や失敗が把握しやすいメリットがあります。
また、PDCAでKPIが達成できなかったときも、課題や問題点を分析する材料（KPI）が豊富にあるため改善策の施策がしやすいです。
KPIが達成できたときには、他のKPIで新たにPDCAを回すことやKGIの上方修正も検討できます。
財務データに比べてリアルタイムに把握できる
KPIでPDCAを回すメリットは、財務データと比較してリアルタイムに把握できることです。
財務データは月に一度のデータ取得と振り返りを行い、かつ前月の分を当月に振り返る遅さであるため、リアルタイムな分析はできません。期間が空くことによってその間に生じた変化に気づくのが遅くなり、迅速な対応ができない場合もあります。
その点、KPIはリアルタイムに把握できるため、いち早く状況を把握して改善行動に移ることができて、PDCAを早く回すことが可能なので、最終目標の達成可能性が高まります。
予測に活かせる
KPIでPDCAを回すメリットは、蓄積したデータを予測に活かせることです。
例えば、PDCAサイクルを回して、リード数1万件→商談数100件→契約数10件というデータを得られたとします。仮にリード数を2万件に増やしたら、商談数200件、契約数20件とそのあとの数値目標も立てやすくなるというわけです。
このようなデータは今後のKPI設計に使えるだけでなく、会社の情報資産にもなります。
また、リード数1万件→商談数100件→契約数10件という計画があった場合に、仮にリード数の実績が8,000件になってしまったら、その後の商談数や契約数も減ってしまう可能性が高いことが予測できます。そうすると、その予測を踏まえて早めに対策を立て実行していくことで、最終目標である契約数10件を達成しやすくなるはずです。
目標達成の再現性を高める
KPIでPDCAを回すメリットは、目標達成の再現性を高められることです。
PDCAを繰り返すことによって現状と目標のギャップを埋めるための行動・改善する力が身につき、「なぜうまくいったのか」「何が課題なのか」「どうすれば改善できるか」という思考・習慣が形成され、目標達成の再現性が高まります。
できていなかった部分を振り返ることはもちろん大切ですが、達成できた要因も振り返ることで「自分もできる」というモチベーションや自信につながります。
KPIでPDCAが上手く回らない原因
KPIでPDCAが上手く回らない場合があります。ここでは、その原因を紹介します。
目的が明確化されていない
目的が明確化されていないと、KPIでPDCAが上手く回りません。目的が明確化されない理由としては、KGIやKPIの設計に問題があるケースが多いです。
KPIでPDCAを回すなら、「何のためにKPIを設定するのか」という目的をはっきりとしてチームで共有しなければなりません。
目的がないとPDCAを回していることを忘れたり、Planを立てるだけで満足したり、PDCAを回すことだけが仕事になることもあります。
定量化されていない
KPIでPDCAを回す場合は、KPIが定量化されていないと上手く回らないため注意が必要です。
そもそも定量化されていないKPIをPDCAで回してもベースとなる数字がないため、Doのフェーズで実行したときの成果がわかりにくく、Checkのフェーズでも正しく評価できません。
定量化しないと目標が不透明となり、従業員は何を目指して活動していいのか判断できず、組織のチーム力やモチベーションの低下につながる恐れもあります。
一方、顧客満足度やブランドイメージのように定量化が難しいKPIもありますが、このような場合はアンケートやフィードバックなどを用いて定量化させるのがよいでしょう。
目標が現状に適していない
定量化したKPIでPDCAを回しても、それが企業の現状に適していなければ上手く回りません。
例えば、現状に比べて目標設定が高すぎると実行しても追いつかずに計画倒れになる可能性があります。
この場合は、KGIやKPIの目標設定が現状と離れすぎている場合もあるため、自社の状況をしっかりとチェックし無理のない範囲でKPI設計や目標設定のやり直しが必要です。
PDCAサイクルは継続しながら品質や効率を高めていくフレームワークであるため、まずは達成可能なKPI目標を設定し、サイクルを通して精度を高めましょう。
KPIを安易に変える
KPIを安易に変えることも、PDCAが上手く回らない原因の一つです。特に以下のようにKPIを頻繁に変えてしまうことには要注意です。
- KGIが思うように達成できないのでKPIの値を変える
- KPIの数値が良いのでKPIの数値を増やす
- 効果がないため他のKPIを増やす
PDCAの途中でKPIを変えると、最初から新たにPDCAをやり直さなければなりません。
KPIやKGIを頻繁に変えてしまうことは、目標に向かって活動する従業員のモチベーションを低下させることにもつながります。
KPIの見直しはPDCAの最終フェーズのAで行うべきことであり、一度運用したら途中で安易に変えないように注意しましょう。ただし、経営に何らかの問題が生じた場合、トラブルでKPIの達成が難しくなった場合のように、変更すべき状況が生じたときには適切に判断して変更する必要もあります。
KPIの数や種類が適していない
KPIの数や種類が適切でないと、PDCAは上手く回りません。
そもそもKPIはKGIを達成するために設定するものであり、数が少なすぎるとKPIの目標達成が困難になったり、特定のKPIへの依存が高くなったりなど不整合な状態になります。
一方で、KPIが多くなると業務が複雑化し従業員にかかる負担が増えることによって、PDCAが止まることにもつながりかねません。
特に多いのは、計画や実行はできても評価や改善まで手が回らないケースです。
評価できないのは時間を創出できないことが主な原因であり、情報分析や蓄積まで手が回らなくなる場合もあります。
このような事態を防ぐためにも、自社のリソースに合った適切なKPIの種類や数を設計する必要があります。
KPIでPDCAを上手く回すコツ
KPIでPDCAを上手く回すためには、KPIの設定や情報共有、進捗のモニタリングなどが必要です。ここでは、それぞれのポイントを紹介します。
SMARTの法則を活用してKPIを設定する
KPIを設定する際には、SMARTの法則を活用しましょう。
SMARTの法則とは組織内で目標を立てる際に使う手法のことで、以下の5つの指標をもとに個人やチームで達成すべき目標を設定します。
- S（Specitic：具体的に）
- M（Measurable：計測可能な）
- A（Achievable：達成可能に）
- R（Relevant：関連的に）
- T（Time bound：期限を決めて）
SMARTの法則を活用してKPIを設定することで、行動に移しやすくなったり、従業員のモチベーションが維持しやすくなったりなどのメリットがあります。
また、測定できる数値や期限を目標に取り入れることによって、評価基準が明確化されて、業績評価しやすくなります。
各部署で情報を共有する
KPIでPDCAを上手く回すためには、各部署での情報共有と活用が不可欠です。
PDCAサイクルはさまざまな情報に基づいて計画を行い、実行する際に障害が発生した場合には原因を取り除きながら次のフェーズに進む必要があります。
しかし、各部署で情報が共有されていないと間違った情報が流れてしまい、それに基づいて計画を実行して成果を得られないようなリスクが生じます。
情報は人が介在することで余計な情報が加わったり、間違って伝わったりすることもあるため、トラブル防止のためにも各部署の従業員が正しい情報を共有できる環境が必要です。
進捗をモニタリングする
KPIでPDCAを回す際には、進捗をモニタリングできる環境も必要です。
計画の実行段階において進捗状況を定期的にモニタリングし、状況に応じて計画の修正や調整などを行います。これによって計画の遅延や偏りが生じた際にもいち早く発見し、早期段階で対策できます。
事案によって進捗状況に遅れが出たときに対応を行う部門は異なるため、各部署で情報共有しながらモニタリングすることが望ましいでしょう。
また、PDCAサイクルをスムーズに進めるためには迅速な意思決定や実行が求められるため、組織内のコミュニケーションの流れをスムーズにし、必要なリソースをリアルタイムに共有できる環境を作る必要もあります。
効率的な情報共有や進捗管理を行うなら、専用のシステムやツールの導入がおすすめです。
KPIでPDCAを回すならScale Cloud（スケールクラウド）がおすすめ
KPIでPDCAを回すなら、Scale Cloudがおすすめです。ここでは、その理由を解説します。
スピーディーなKPIマネジメントができる
Scale Cloudは週次またはリアルタイムにKPIマネジメントができるため、計画とのズレが生じたときは早期に発見して軌道修正できます。
Scale Cloudでは、KPIごとにそれまでの実績累計やその時点におけるその月の着地見込みを毎週入力し、その月の計画に対して進捗を確認することが可能です。
これによって、「どのKPIの進捗が悪いか」「月末の着地がどうなるか」「リカバリーのためにはKPIの改善がどれくらい必要か」などがすぐに分かります。
また、KPIごとに週次の目標値を決め、達成のために必要な施策を考えて実行に移し、結果を数値化できます。
計画を達成できた要因や未達成になった要因を分析することで、施策の再現性を高められることもポイントです。
会議支援機能やコミュニケーション機能で情報共有できる
Scale Cloudには、会議支援機能やコミュニケーション機能が搭載されており、これらを活用することで各部署での情報共有を行い円滑なコミュニケーションができます。
会議支援機能では、達成率が悪いKPIや重要なKPIの数値を会議前に各責任者に自動通知し、事前に原因分析を行って改善アクションを考えたうえで、会議に臨むことができます。
コミュニケーション機能では数値ごとにメンション付きのコメントが可能で、メンションしたユーザーには自動でメールが届くので、数値を基点として、スムーズなやりとりが可能です。
また、クラウド上でいつでも誰でも事業全体の状況が把握できるため、部署に関係なく共通認識を持って判断や行動ができます。
KPIの設計と運用のコンサルティングサポートがある
Scale CloudではKPIの設計と運用のコンサルティングサポートがあり、業種や事業環境、ビジネスモデル、導入目的に基づいたKPI設計の提案を行っています。
そもそもKPIの設計が不十分だと、どれだけリソースをかけてもPDCAは上手く回せません。
PDCAを回すためには適切なKPIの設定が必要であり、そのためには専門家の力を借りるというのも選択肢の一つです。
Scale Cloudは成功事例や失敗事例といった他社事例を含む豊富なノウハウがあり、より早く効果的にKPIの設計と運用のレベルを高めることができます。
まとめ
PDCAとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を繰り返すフレームワークのことです。
KPIでPDCAを回すことによって目標を明確化することや、課題や問題点を把握しやすいなどのメリットがあります。
一方で、「KPIが現状に合っていない」「KPIが定量化されていない」「KPIの数や種類が適してない」とPDCAは上手く回りません。
そのため、KPIでPDCAを回すためにはKPI設計が重要であり、進捗のモニタリングや部署間での情報共有も必要となります。
Scale Cloudは、これらの課題を解決できるシステムです。
スピーディーなKPIマネジメントを行い、各部署で情報共有しながらリアルタイムにモニタリングができます。また、KPIの設計や運用のコンサルティングサポートもあります。
「PDCAが上手く回らない」「KPIでPDCAを回したい」など、PDCAやKPIについてお悩みがある方は、ぜひこの機会にお気軽にお問い合わせください。
監修者
広瀬好伸
株式会社Scale Cloud 代表取締役社長
プロフィール
京都大学経済学部卒、あずさ監査法⼈にてIPO準備や銀⾏監査に従事。
起業後、公認会計⼠・税理⼠として、上場企業役員、IPO、M&A、企業再⽣、社外CFOなどを通じて800社以上の事業に関わる。
公認会計士、 IPOコンサルタント、社外役員として計4度の上場を経験。株式会社i-plug社外役員、株式会社NATTY SWANKYホールディングス社外役員。
成長スピードの早い企業におけるKPIマネジメントやファイナンス、上場準備や上場後の予算管理精度の高度化といった経験を踏まえ、KPIのスペシャリストとして、日本初のKPIマネジメント特化SaaS「Scale Cloud」の開発・提供やコンサルティングに注力。
従来のマネジメント手法を飛躍的に進化させ、企業の事業拡大に貢献中。
講演実績
株式会社セールスフォース・ドットコム、株式会社ストライク、株式会社プロネクサス、株式会社i-plug、株式会社識学、株式会社ZUU、株式会社あしたのチーム、ジャフコグループ株式会社、トビラシステムズ株式会社、株式会社琉球アスティーダスポーツクラブなどの主催セミナー、日本スタートアップ支援協会などの経営者団体、HRカンファレンスなどのカンファレンス、関西フューチャーサミットなどのスタートアップイベントなどにおける講演やピッチも実績多数。
論文
特許
「組織の経営指標情報を、経営判断に関する項目に細分化し、項目同士の関連性を見つけて順位付けし、経営に重要な項目を見つけ出せる経営支援システム」（特許第6842627号）
アクセラレーションプログラム
OIH（大阪イノベーションハブ）を拠点として、有限責任監査法人トーマツ大阪事務所が運営するシードアクセラレーションプログラム「OSAP」採択。
