予算管理とは？基本情報・目的・管理の流れを紹介
企業活動における予算管理は、企業の継続的な活動のために欠かせない業務です。予算管理を適切に行うことで、正しい経営判断や生産性の向上につながります。
この記事では、予算管理の基本情報や目的、流れなどを詳しく紹介します。
予算管理とは
予算管理とは、企業活動における予算の計画や実態の把握、改善など、予算に関係する活動全般のことで経営管理の一つです。
予算管理は「予算編成」「予算統制」に分けられます。
予算編成は予算を計画する業務にあたり、予算統制は設定した目標の予算に基づき、業務の実行や評価、改善を行うことです。
予算と実績を比較してその差を縮小する取り組みを行い、最初に計画した予算と実績の間に差が生じた際には、その差を分析して原因を特定します。
会社における予算とは
企業の予算には「売上予算」「原価予算」「経費予算」「利益予算」の4種類があります。予算管理を行ううえで、これらの予算の違いを把握しておくことも大切です。
それぞれの予算の役割や特徴を解説します。
売上予算
売上予算とは、企業の営業活動で得られる売上の期待値を提示する予算のことです。
目標となる営業利益を達成するために必要な売上を、過去の顧客ごとの成約率や市場分析などのデータを用いて売上予算を立てていきます。
売上予算を立てることで予算達成に必要なリソースの割り振りを行ったり、具体的な営業戦略として落とし込んだりできます。
原価予算
原価予算とは、製品やサービスを生み出すために必要な原価を見積もった予算です。
具体的には、商品仕入、原材料費や、人件費などです。原価予算を立てることで、粗利益をコントロールしたり、原価削減の機会を探ることができます。
経費予算
経費予算は、業務遂行に必要な経費を見積もった予算です。原価予算が製品やサービスに直接関わるコストであるのに対し、経費予算は製品やサービスを販売および管理する際に間接的にかかる費用という違いがあります。
事業所の家賃や光熱費、人件費、広告宣伝費などが該当し、市場動向の影響を受けにくいため、予算と実績の比較がしやすい特徴があります。
利益予算
利益予算は、売上から原価と経費を差し引いた予算です。企業の収益性を見極めるための重要な予算であり、経営の効率や成果の評価対象となります。
売上が目標に達成していなくても、原価や経費が削減できれば利益予算を達成できることもあります。
予算管理の目的
利益予算は、売上から原価と経費を差し引いた予算です。企業の収益性を見極めるための重要な予算であり、経営の効率や成果の評価対象となります。
売上が目標に達成していなくても、原価や経費が削減できれば利益予算を達成できることもあります。
社内の共通目標を作る
予算管理で掲げる予算は具体的な数値目標となるため、部署において達成すべき共通目標が作れます。
社内共通の目標は組織の一体感を作り、さらには効率的な運営の促進にもつながるでしょう。
予算管理で具体的な数値目標が設けられたら各部門が達成に向けて協力し、従業員自身が目標達成に向けて貢献できていると感じればモチベーションの向上にもつながります。
リソースの配分ができる
予算管理によって可能になるのがリソースの配分です。
ヒト、カネ、モノなどのリソースはいずれも有限であり、企業が継続的に成長するためにはこれらを適切に分配しなければなりません。
従業員の数に見合わない生産量やサービス量は売上の低下を招く恐れがあり、予算と実態の差が大きいと事業撤廃に追い込まれる可能性があります。
「どの分野にどの程度のリソースを分配するか」「効率的に配分するためにはどうすればいいか」などを判断するためには、予算管理が必要です。
計画と実績を比較分析してPDCAサイクルを回す
予算管理は計画と実績を比較分析し、PDCAサイクルを回して課題の発見や改善につなげることも目的の一つです。
PDCAサイクルとは、「計画（Plan）」「実行（Do）」「確認（Check）」「改善（Action）」の頭文字を取った管理手法の一つで、これらの行動を繰り返すことで継続的に改善できます。
この場合だとPlanのフェーズに目標を設定し、Checkのフェーズで計画と実績の乖離を分析します。そして、検証や改善方法を策定するのがActionのフェーズです。
資金調達の目安にする
予算管理は、銀行から融資を受けようとする際に適正な融資額を把握するためにも必要です。
銀行から融資を受ける場合は、適切な調達額を算出するために予算策定が欠かせません。
予算管理を行わずにおおよその金額で資金調達をしてしまうと、借りすぎてしまったり、足りなかったりする場合があります。
上記の通り、借りすぎるケースと足りないケースの両方があり得るので、予算管理を行い、適正額の融資を受けることが重要です。
目標達成の再現性を高める
予算管理で具体的な数字目標ができることで、目標達成の再現性を高めることができます。
単に「売上を増やしたい」という目標を掲げても、具体性がなければ社内で何を目指すべきか方向性が定まりません。
しかし、予算管理で売上予算、原価予算、経費予算、利益予算の計画を立てて目標を数値化し管理することで、目標達成のための行動や課題を社内で共有できるようになります。
予算管理の流れ
予算管理は、PDCAサイクルで行っていきます。ここでは、予算管理の流れややり方について詳しく解説します。
予算策定を行う
予算策定とは、1年間の予算を決めることです。
予算策定はPDCAのPlan（計画）にあたり、経営の改善や意思決定のスピード向上を図るためにも正しく行う必要があります。
予算策定の段階で明確な目標を設定すれば1年間の業務の見通しを具体的に立てられますが、設定を間違えると効果が出ないため慎重に行うことが大切です。
予算策定の具体的な流れは以下のようになります。
- 会社の経営計画をベースに予算方針や目標を決定する
- 部門ごとの予算を決定する
- 全体の予算を決めて調整を行う
予算策定は、「実現可能な設定になっているか」「具体的で正確か」「現場の担当者が予算を把握しているか」などを意識しながら行う必要があります。
なお、予算策定を行う時期は企業の決算時期によって異なり、大企業の場合だと決算月の約4～5ヶ月前、中堅企業の場合だと決算月の約3ヶ月前から行う場合が多いです。
また、策定した予算に基づいて各部門が業務を行えるように、予算管理システムなどを用いて従業員が参照できる環境を作ることも求められます。
予算策定については以下の記事でも詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
他のシステムとデータ連携ができる
予算に基づいて実行する
適切な予算策定を行ったら、予算に基づいて管理や事業活動を行います。
予算に基づいた予算管理や事業活動はPDCAのDo（実行）にあたり、売上・原価・経費・利益の種類ごとに予算を管理しなければなりません。
具体的な管理方法は、計画とのズレがないかを確認することです。一般的には、1年間の予算計画が各月に割り振られて月ごとの目標設定が行われています。
しかし、月ごとの予算管理では大幅な差異が生じることもあるため、実際には月の予算を日割りや週割にして管理を行うことが重要です。
また、予算管理は自社の行動内容を記録に残す必要もあります。
なぜなら、実績と予算の金額を比較するだけでは、どこに問題があってどうやって改善したらいいのかわからないためです。
予算の計画と実績の差分を分析する
予算に基づいて実行する中で、予算の計画と実績で生じた差分の原因を定期的に分析する必要があります。
このような分析作業はPDCAのC（確認）にあたり、問題が生じている場合は分析結果に基づいて軌道修正をしなければなりません。
予算管理の分析手法としては、予算差異分析が広く用いられています。
予算差異分析とは、予算の計画段階で算出した数値と実際の数値を比較し、差額を分析することで経営上の課題や改善策を見つける手法です。
また、予算差異分析には以下の3パターンがあります。
- 利益差異の算出：予算策定時の利益額と実際の利益額を比較して検証
- 収益・原価差異の算出：利益差異を収益差異と原価差異に分解して検証
- 自社のフレームワークで算出：自社独自のフレームワークを作成して検証
差異分析は正しいデータに基づいて行うことが鉄則であり、誤ったデータをもとに行っても間違った結論しか生まれません。
そのため、差異分析を行う際には用意するデータの正確性に注意が必要です。
分析に基づいて改善を行う
予算の計画と実績の差分分析により問題点や改善点が明確になったら、現場にフィードバックして改善を行います。分析に基づいて改善を行うのはPDCAのA（改善）にあたります。
予算の計画と実績の差分の分析から導き出した予算未達成の原因に基づき、改善策の実行を行います。
改善策を実行しても計画と実績の差分（未達成）が縮小していかない場合、具体的な対策例として以下のようなことが挙げられます。
- 資金調達の準備をする
- 予算の修正を行う
- 結果が乏しくない部署の人員や予算調整を行う
また、予算編成に問題がないものの、売上・経費などの部分で計画と大きな差異が生じている場合は、事業の将来性が危うくなっている可能性もあります。
このような場合は、事業の継続・撤廃を判断しなければなりません。
予算管理を行うことで数値やデータに基づいた事業分析ができるため、客観的な視点で事業の適正さを判断できます。
予算管理システム／ツールについて
予算管理はエクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールや、予算管理システムを使用することで効率的におこなう事ができます。
ここでは、予算管理におすすめのツールやシステムの特徴を紹介します。
エクセル（Excel）・Googleスプレッドシート
エクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールは、比較的誰でも使いこなしやすく、コストをかけずに予算管理できることから、多くの企業で導入されています。
予定管理表や自社の業務に適したフォーマットの作成が必要ですが、エクセル（Excel）・Googleスプレッドシートでは自由な形式で作成可能であり、管理項目に変更があった場合も迅速に対応できることがメリットです。
一方で、これらの表計算ツールには以下のようなデメリットもあります。
- 予算を集計するのに工数がかかる
- フォーマットの更新作業に手間がかかる
- 誤入力や転記ミスが発生しやすい
- 分析するためのデータ加工に時間がかかる
- ファイルの管理が煩雑化する
実際に運用すると列や行、関数が勝手に変更されたり、レイアウトが崩れたりなどのトラブルも発生しやすい特徴があります。
導入にコストがかからないのはメリットですが、トラブルやミスによって正しく予算管理が出来ていなかったり、結果的に時間やコストが増えやすいこと、すぐに情報共有できない状況になってしまうことには注意しなければなりません。
予算管理システム／ツール
予算管理システムとは、予算計画と実績の比較や予算目標に向けた活動の進捗管理などを効率的に行うシステムのことです。
予算管理システムを利用することで、誤入力や転記ミスをなくし、予算の集計やファイルの管理をを自動化して効率化を図ることができます。
また、各部門でリアルタイムに情報共有できることもメリットです。
Excel・Googleスプレッドシートに比べると導入コストがかかるというデメリットがありますが、それ以上にトラブルやミスによるコスト増を防げることや、業務の効率化によるコスト削減による効果の方が大きい場合もあります。
予算管理におすすめのScale Cloud（スケールクラウド）
予算管理システムを導入するなら、Scale Cloud（スケールクラウド）がおすすめです。ここでは、特徴や導入するメリットを詳しく解説します。
Scale Cloudの特徴
Scale Cloudは、KPIと予算管理を一元化できるクラウドシステムです。
KPIとは、組織の最終目標（KGI）を達成するまでのプロセスを定点観測するための定量的な指標のことをいいます。予算管理においては、KPIで予算目標を達成するまでの過程を定量化な数値で可視化し、社内で目標達成までの確認や共有をするためにも重要です。
Scale Cloudでは、KPIごとに計画を立てることで、事業ごとにPLやCFなどの事業計画や予算を自動的に作ることができます。
また、部門ごとに管理している財務データや部門ごとに管理しているKPIデータを外部システムとのAPI連携によって、自動的に集約・統合することも可能です。
KPIの分析を自動で行ってレポートする機能も搭載されており、計画に対する実績の達成度を人力に頼ることなくスピーディーに把握して共有できます。
Scale Cloudで予算管理するメリット
Scale Cloudで予算管理をするメリットは、数字を軸にしながら組織全体の連携と組織的なPDCAを促進する仕組みを構築できることです。
予算管理には部門間の情報共有が欠かせません。
Scale Cloudはコミュニケーション機能や会議支援機能などを搭載しており、組織全体の業績目標や部門ごとの目標を数値化し、部門同士が連携しながら実行・分析・改善を行うことができます。
さらに蓄積したデータやノウハウはデータベースで管理し、過去の実績データの傾向から将来の予測値を自動でシミュレーションを行うことも可能です。
また、年度途中の時点で、それ以降において計画通りに推移したとすれば年度末の着地見込みがどうなるかをボタン一つで予測できるフォーキャストの機能も搭載されているため、常に計画と実績の差異を把握できます。
Scale Cloudのサポート内容
Scale Cloudには、KPIの設計や運用のコンサルティングサポートがあります。
一般的な予算管理システムだとKPIの設計や運用に関するサポートはなく、あくまでシステム活用に関するサポートとなります。
そのため、予算管理システムからKPIマネジメントのノウハウを習得することはできません。
その点、Scale Cloudでは専属のカスタマーサクセス担当者とミーティングを実施し、会社の事業環境やビジネスモデル、導入目的に基づいたKPIの設計のサポートも行うため、KPIマネジメントの精度向上や運用の定着を実現できます。
まとめ
予算管理は予算の計画や実態の把握、改善など予算に関係する活動のことであり、予算の進捗状況を把握して企業利益の確保を目指します。
予算管理は、「予算策定」「予算に基づいて実行」「予算の計画と実績の差分を分析」「分析に基づいて改善」のPDCAサイクルに基づいて行うのが基本です。
管理方法としては、Excel・Googleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使うのが一般的でしたが、業務効率化やミスを減らすために予算管理システムを導入する企業が増えています。
予算管理システムの導入なら、Scale Cloudがおすすめです。
Scale CloudはKPIと予算管理が一元化できるシステムで、組織全体で連携しながら組織的なPDCAサイクルを回すことができます。
サービス内容を詳しく知りたい方には、無料デモ体験もご用意しています。予算管理を効率よく行うためにも、ぜひお気軽にお問い合わせください。
監修者
広瀬好伸
株式会社Scale Cloud 代表取締役社長
プロフィール
京都大学経済学部卒、あずさ監査法⼈にてIPO準備や銀⾏監査に従事。
起業後、公認会計⼠・税理⼠として、上場企業役員、IPO、M&A、企業再⽣、社外CFOなどを通じて800社以上の事業に関わる。
公認会計士、 IPOコンサルタント、社外役員として計4度の上場を経験。株式会社i-plug社外役員、株式会社NATTY SWANKYホールディングス社外役員。
成長スピードの早い企業におけるKPIマネジメントやファイナンス、上場準備や上場後の予算管理精度の高度化といった経験を踏まえ、KPIのスペシャリストとして、日本初のKPIマネジメント特化SaaS「Scale Cloud」の開発・提供やコンサルティングに注力。
従来のマネジメント手法を飛躍的に進化させ、企業の事業拡大に貢献中。
講演実績
株式会社セールスフォース・ドットコム、株式会社ストライク、株式会社プロネクサス、株式会社i-plug、株式会社識学、株式会社ZUU、株式会社あしたのチーム、ジャフコグループ株式会社、トビラシステムズ株式会社、株式会社琉球アスティーダスポーツクラブなどの主催セミナー、日本スタートアップ支援協会などの経営者団体、HRカンファレンスなどのカンファレンス、関西フューチャーサミットなどのスタートアップイベントなどにおける講演やピッチも実績多数。
論文
特許
「組織の経営指標情報を、経営判断に関する項目に細分化し、項目同士の関連性を見つけて順位付けし、経営に重要な項目を見つけ出せる経営支援システム」（特許第6842627号）
アクセラレーションプログラム
OIH（大阪イノベーションハブ）を拠点として、有限責任監査法人トーマツ大阪事務所が運営するシードアクセラレーションプログラム「OSAP」採択。