KPIの設定方法は？設定するときのポイントやコツも合わせて解説！

企業経営において、KPIは重要な指標となります。しかし、実際にKPIを経営に取り入れようと思っても、どのように設定すれば良いのか分からないという人も少なくありません。

そこで、この記事では、KPIの基礎知識、KPI設定の前にしておくべきこと、KPIの設定方法などを解説します。KPIの設定方法が知りたい、設定するときのポイントやコツを知っておきたいという方は、ぜひ参考にしてください。

KPI設定で知っておきたい基礎知識

KPIの設定方法を紹介する前に、KPIの基礎知識から解説していきます。KPIとは何か、KGI、OKR、KSFなどとの違いを紹介していくので、まずはKPIの基本的な知識を身に付けていきましょう。

KPIとは？

KPIは「Key Performance Indicator」の略称で、日本語では「主要業績評価指標」と翻訳されます。その意味は「目標を達成するためのプロセスが適切に実行されているかを管理・評価する指標」です。分かりやすく表現すると、企業が掲げる組織目標を達成するための「中間目標」で、KPIを達成していけば組織目標に到達できます。

目標を達成するステップを最終ゴールから逆算して、組織が高いパフォーマンスをもって達成できるように数値として落とし込む作業が「KPIの設定」です。適切な数値でKPIの設定ができた場合には、組織全体が最終目標を明確にイメージしやすくなり、企業全体でゴールに向けて業務を進められます。

KGIとの違い

KPIを設定する上では、KGIについても理解しておかなければいけません。KGIは「Key Goal Indicator」の略称で、日本語では「経営目標達成指標」です。その意味は、「企業が取り組む事業において、最終的な目標に到着したと評価するための数値指標」となります。

すなわち、中間目標であるKPIを設定するには、前提条件として最終目標であるKGIの設定が必須となる訳です。KGIを設定する際には、誰もが公平に判断できるように、数値目標と達成する時期を明確にする必要があります。理念や価値観のような、具体性に欠けるような指標にならないように注意しましょう。

OKRとの違い

KPIと似た言葉として利用されるのがOKRですが、OKRとKPIには違いがあります。OKRは「Objectives and Key Results」の略称で、日本語では「業績評価制度」です。意味合いとしては「会社全体で達成すべき目標と主な成果」となっており、目標だけでなく成果も同時に求められます。

KPIは、中間目標を設定して、部署や個人の目標に到達するための業務プロセスを決定するものです。一方のOKRでは、会社の全体目標を設定して、部署や個人の行動プロセスを決定します。

KSFとの違い

KSFは「Key Factor for Success」の略称で、「重要成功要因」と翻訳されます。その意味は、「事業を成功に導くために必要な要因」です。

KGI達成の鍵を握る要因がKSFで、数値目標とは限らないという点が、KPIとの大きな違いです。KPIはKGIに向けての達成度合いを測る指標であるのに対して、KSFはKGIを達成するためになすべきことを示すものとなっています。

KPI設定をする目的

ここまで、KPIについて解説しましたが、そもそもなぜ企業でKPIを設定する必要があるのでしょうか。企業がKPIを設定する目的としては、主に下記の4つが挙げられます。

• 企業の現状に合った課題や強みを把握できる

企業が戦略や施策を練る際は、自社の現状を把握しておかなければ最善策を検討することができません。適切にKPIの設定ができれば、企業の現場が見えるようになって、課題や強みを見出せるでしょう。

• 目標達成のために行うべきタスクを可視化できる

KPIはKGIへ辿りつくための中間目標なので、これを可視化することで、行うべきタスクやKGI達成までのルートも一目で分かるようになります。また、タスクの可視化にはKPIツリーの作成がおすすめです。KPIツリーとは、KGIにつながるKPIをツリー化して表したロジックツリーで、KPI設計や管理に慣れていない人でも扱いやすいというメリットがあります。

• 目標の達成水準や評価基準が明確になる

行うべきタスクが分かったとしても、達成水準が明確になっていないと、どの業務にどのくらい力を入れるべきなのかが判断できません。また、評価基準が明確になっていれば、社員も仕事に取り組みやすく、モチベーションの向上にもつながります。

• 企業・チーム全体で同じ方向に進める

数値や期間でKPIを設定することによって、社内全体で同じ認識を共有できれば、全員で同じ方向を目指しながら業務を進められます。KGIやKPIを設定せず、ただ個人個人の目標だけを設定していても、全員の見ている方向がバラバラになってしまっている可能性が高いです。社内で目標を共有できれば、全員で協力してコミュニケーションを取りながら進められるでしょう。

KPI設定の前にしておくべきこと

KPIを達成するためには、設定の前にしておくべき準備があります。KPI設定に必要な準備は以下の3つです。

• ロードマップの作成
• データを集める
• 分析体制の整備

KPI設定の前に必要な準備について、見ていきましょう。

ロードマップの作成

KPIの設定や目標達成に向けた活動を始める場合は、まず最初にロードマップを作成することが大切です。ロードマップとは、目標達成までの大まかな計画を指します。ロードマップを作成する最大の目的は、目標や計画の全体像、想定される問題などを関係者で共有できるという点です。

まずは、解決すべき課題を明確にして、その解決に向けたロードマップを作成しましょう。

データを集める

ロードマップを作成する上では、課題を把握するためのデータが必須です。KPIを正しく設定するためにも、必要なデータを準備しておきましょう。

顧客データや売上データ、受注データなどを分析することで、解決すべき問題や取り組まなければいけない課題が見つかります。細かく分析して、最新のデータを活用してください。

分析体制の整備

分析するデータはそれぞれが別々の形式で保存されているケースが多いです。そのため、異なるデータベース上に保存されているデータを集約して、関連付けて分析していかなければいけません。

まずは、ツールやシステムを活用して、データの整備をする必要があります。社内の環境や人材をそろえて、適切な分析体制を構築しましょう。

KPIの設定方法・手順

KPIの事前準備について理解したところで、KPIの設定方法や手順について解説していきます。KPIは以下の5ステップで設定することが可能です。

• KGIを設定する
• KSFで細分化する
• KPIを設定する
• KPIはツリーを作成する
• KPIの評価・改善

工程ごとに解説していくので、参考にしてみてください。

KGIを設定する

中間目標であるKPIを設定する前に、まずはその前提条件となる最終目標のKGIを設定します。KGIを設定するときは、売上高や利益率などの具体的な数値と達成するまでの明確な期間を定めましょう。期間は、数ヶ月から1年程度に設定されることが多い傾向です。

また、KGIは達成可能な目標でありながらも、高い目標でなければいけません。達成不可能な目標ではKGIを設定する意味がありませんし、簡単に達成できてしまってもモチベーションの向上や会社の利益につながらないでしょう。

高い目標としてKGIを明確に設定することで、それを現実に達成する方法を社員同士で検討して、社内で協力しながら積極的に業務を進められます。

KSFで細分化する

KGIの設定が完了したら、次にKSFを活用してKGIの細分化を行います。経営資源は有限なので、KGI達成に必要な全ての要因に十分なリソースをあてることはできません。

KSFの設定によってKGIの細分化を行って、どの領域に重点的に配分をするかなど、より効率の良い事業戦略を立てます。なお、KSFを設定する際には、次の2点を注視しましょう。

企業の戦略や方針に合わせる

KSFを設定する上で、企業の戦略や方針から大きく離れてはいけません。KGIを元にして、企業の戦略や方針に合わせたKSFを設定する必要があります。経営戦略に関係のない部分にリソースを割いても無駄になってしまうため、必ずKGIに沿ったKSFを設定するようにしてください。

環境も考慮して細分化する

KSFの設定では、市場の動向などの外部環境や、自社の強みなどの内部環境も考慮することが大切です。外部環境と内部環境で細分化して分析を行い、それぞれから要因を明確化します。

また、技術のアップデートなどによる外部要因から、KSFをアップデートしていかなければいけないケースもあるため、KSFは環境の変化によって変更する必要があるという点を頭に入れておきましょう。

KPIを設定する

KSFの設定により、KGI実現に向けての重視すべき要因の明確化や絞り込みが完了したら、より具体的な数値目標であるKPIを設定します。KPIは関係者にとって分かりやすく、具体的なビジネス活動に直結するものであり、評価基準が明確でなければいけません。

そのために、KSFで設定されたものの中で、特にKGIに直結するものに絞り、具体的な数値に落とし込むことが重要です。そして、KPIは達成可能な数値に設定しましょう。

KPIツリーを作成する

KPIを細分化して、達成までの行動を分かりやすくするために、KPIツリーを作成します。これによって、目標の達成には何が必要なのか、どういったフローをこなしていけば良いのかなど、一目で全体像の把握が可能です。

KPIツリーを通して、最終目標であるKGIがどのような数値目標として細分化されたのか、その細分化されたKPIがさらにどのような目標へと分けられたのかを、視覚的に理解できます。

全てのプロセスの頂点に位置するものがKGIで、設定したKGIを達成するには何を実行し、どのような施策を行うべきかをフローで示していけば分かりやすくなるでしょう。

KPIの評価・改善

KPIを設定した後は、定期的に目標の進捗度合いを計測して、KPIの妥当性や目標への取り組みを評価します。

KPIの精度を高めるには、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Act(改善)」の4プロセスで構成されるPDCAの繰り返しが必要です。計測や評価の施策を導入し、後で見直す仕組みも構築すれば、より精度の高いKPI設定ができます。

KPIを設定するときのポイント

KPIの設定方法を理解したところで、KPIを設定するときのポイントについて解説してきます。 KPIの設定で気をつけるべきポイントは以下の6つです。

• 定量化できる具体的な指標を設定する
• KPIはKGIとリンクしている必要がある
• 実現できる現実的な数値を目標にする
• 期間を定める
• KPIは多く設定しすぎない
• SMARTを意識して設定する

それぞれのポイントについて解説するので、設定の際の参考にしてみてください。

定量化できる具体的な指標を設定する

KPIは、分かりやすく個人による認識のズレが起きない指標を設定することが大切です。そのためにも、具体的で定量化された数値目標を指標とする必要があります。職種や業種によっては数値化をするのが難しい場合もありますが、できるだけ数値に置き換えるようにしてください。

例えば、「ユーザーの満足度を上げる」といった基準が不明瞭な目標に対しては、「ユーザー満足度調査を行って◯％以上に高評価をもらう」というように、詳細な数値を決めましょう。

KPIはKGIとリンクしている必要がある

KPIを設定する際には、KGIとの因果関係が薄いKPIを設定しないように注意しましょう。KPIはあくまでも最終目標であるKGI達成のための中間目標であり、KGIの方向性から外れてしまうことは絶対に避けなければなりません。

KPIとKGIがつながっていなければ、順調にKPIをこなしていってもKGIが達成できないという事態になってしまいます。KPIを設定する際には、必ずKGIとリンクしているかを確かめてください。

実現できる現実的な数値を目標にする

KPIは実現可能な数値である必要があります。KGIやKPIは事業目標を着実に達成するための指標なので、無茶な数値を設定してそもそも実現が不可能だったということになれば、設定する意味がありません。

KGIは一度決めたら基本的には変更しないものですが、KPIは外部環境の変化などによって当初の達成が難しくなった場合、状況に応じて柔軟に再設定することも視野に入れておきましょう。

期間を定める

目標を決めたら、期限も定めなければいけません。いつまでに達成するのかという期限を設けることで、目標達成までの進捗管理ができて計画的に実行できるようになります。期限を設けないと、他の業務を優先してしまってなかなか進まなかったり、モチベーションの維持ができなかったりする可能性が考えられるでしょう。

期限を定めて、このタスクをいつまでに終わらせなければならないと意識を持てば、他の組織メンバーやチーム内の協力が得やすくなります。

KPIは多く設定しすぎない

KPIの数が多すぎると、経営資源の過度な分散を招いてしまう可能性があります。KPIを必要以上に多く設定し、その中での優先順位もあいまいだと、組織メンバーはどのKPIに力を入れるべきか判断できません。KPIの設定をKGI達成にとって重要な指標にのみ絞って、経営資源を効率的に使うことが重要です。

SMARTを意識して設定する

KPI設定をする際には、「SMART」を意識してください。「SMART」とは、下記の英単語の頭文字からとられています。

Specific（明確性）

「Specific」は「明確性」を意味する言葉で、KPIにおいては明確な設定が大切という意味です。KPIは組織内で共有するものなので、誰が見ても理解できて個人による認識の差がないように指標を設定しなければいけません。

基準がハッキリしていないKPIでは、それぞれで認識の違いが生まれてしまいますし、組織メンバーは何から取り組んでいけば良いのか理解できず、効率的な業務が期待できなくなってしまいます。

Measurable（測定可能）

「Measurable」は「測定可能」という意味で、具体的な数値で設定することの重要性を表しています。KPIでは目標の進捗度合いや残りのタスクを確認するため、具体的な数値がなければ目標にどこまで近付いたのかを把握するのが難しいです。

具体的に数値化をしていれば、どこまで達成できたのかが分かりやすく、思うように進められていない場合は何が原因なのかを早期に発見できて、PDCAを回しやすくなります。

Achievable（達成可能）

「Achievable」は「達成可能」という意味で使用されており、高い目標を掲げていながらも達成可能な範囲でKPIを設定する必要があるというように表されています。

達成不可能なKPIを掲げていても意味はありませんし、メンバーのモチベーションも下がってしまうでしょう。そのため、KPIは達成できる範囲内で、メンバーに納得してもらえるように設定しなければいけません。

Related（関連性）

「Related」は「関連性」を意味する言葉です。前述の通り、KPIはKGIとつながっていなければKGIが達成できません。KPIを設定する場合は必ず先にKGIを設定して、KPIをこなしていくことでKGIに辿りつくように、しっかりと道筋を立てましょう。

Time-bounded（期限設定）

「Time-bounded」は「期限設定」のことで、KPIには期限を設定するべきといった意味合いです。先ほども触れましたが、KPIは期限を設定しなければ、業務で後回しにされたりモチベーションの維持が難しかったりします。

具体的な期限を設けて、いつまでに何をするかを明確にしましょう。そして、その期限に関しても周囲に共有することで、周囲の協力も得られます。

KPIの効果を高めるコツ

KPIを設定する際には、データを集める必要がありますが、データが古すぎたりデータを手に入れるタイミングにラグがあったりすると、達成基準が思うように測れない、うまく評価ができないといった問題が発生する可能性があります。

KPIの精度や効果を高めるためには、データをすぐに得られるような環境を用意すると良いです。また、データがしっかりと得られたとしても、社内の共有にラグがあっては意味がありません。ツールなどを活用して、すぐに情報が得られる、すぐに情報を共有できる環境を整えておきましょう。

KPIの設定例

KPIの設定例として、「営業利益」をKGIとして設定した場合で見てみましょう。

今季の営業利益目標が1億円だった場合、この1億円はKGIとして設定されます。KGIを達成するためには何をすべきなのかを考えるために、まずは営業利益や顧客単価をデータとして把握する必要があるでしょう。

営業利益と顧客単価は、以下のように計算します。

• 営業利益＝顧客数×顧客単価
• 顧客単価＝商品単価×売上

また、この段階で顧客の流出数や人件費などのマイナス要因についても把握するようにしてください。

要素の洗い出しを行ったら、どこを注視して営業利益を上げるための施策を行うのかを検討していきます。例としては、顧客数の増加やコンバージョンの増加、固定費の削減、人件費の削減などです。

KGIを達成するために効果的な要素を出して、その中から特に高い効果が得られるタスクを洗い出して数値化しましょう。ここで数値化した要素が「KPI」となります。

KPI設定に役立つ書籍3選

ここまで、KPIについてやKPI設定の方法について解説しましたが、ここからはKPI設定に役立つ書籍を紹介します。KPIに関してお悩みの方は、以下で紹介する書籍なども参考にしてみてください。

『2時間でわかる【図解】KPIマネジメント入門―目標達成に直結するKPI実践書』

（堀内智彦著，2016，あさ出版）

引用：Amazon

KPIについて、図解や事例で分かりやすく説明されている実践書です。KPIマネジメントの基本について理解できるだけでなく、部門別のテーマ設定例なども詳しく載っており、自身の職種や業種に合わせたKPI事例を参考にできます。

『最高の結果を出すKPIマネジメント』

（中尾隆一郎著，2018，フォレスト出版）

引用：Amazon

11年間にわたってリクルートのKPI社内講師を務めて、自らも実践したプロフェッショナルが伝える手法をまとめた著書です。基礎知識から実践のコツ、KPIの事例などが詳しく記載されており、実際に自分でKPIを作ってみる項目などもあります。累計5万部を突破した人気著書なので、参考にしやすいでしょう。

『人と組織を効果的に動かす KPIマネジメント』

（楠本和矢著，2017，すばる舎）

参考：Amazon

KPIの基本的な概念や組織を動かすための強力なツールとなる理由、設定手順、ポイントなどをまとめている著書です。KPIは人や組織を動かすエンジンとなる手法で、組織を成功に導くための事業戦略そのものとなっています。KPIの実行を検討している人は、ぜひ実務に役立つこちらの著書を参考にしてみましょう。

まとめ

KPIは、組織の全体目標を達成するために重要な指標です。具体的なKPIを設定することで、組織全体で協力して目標に向けて業務を進められます。

KPIを設定する場合、その前にロードマップの作成やデータ収集、分析体制の整備などを行っておくと良いです。事前準備を行っておけば、より効率的に精度の高いKPIが設定できます。

KPIの設定は、以下の5つの手順で行います。

• KGIを設定する
• KSFで細分化する
• KPIを設定する
• KPIはツリーを作成する
• KPIの評価・改善

よりKPI設定を効率的に行いたいという場合には、ツールの活用がおすすめです。Scale Cloudでは、事業全体の数値の可視化ができて、優先すべきタスクなどを把握しやすくなります。より業務を進めやすくするために、ぜひ導入を検討してみてください。