導入事例

限界を感じたエクセルでの予算管理。システム化で現場意識に”気づき”を与える予算管理へ。

株式会社アピリッツ

取締役　執行役員CFO　永山亨さま
経営企画室　室長　外山保さま

「セカイに愛されるインターネットサービスをつくり続ける」をミッションに、最新のデジタルテクノロジーとクリエイティブ・マーケティングを駆使し､顧客のサービスひいては人々の生活をよいものへ変革するために事業を拡大するインターネットカンパニー。

導入前の課題

課題は、予算管理に関して大きく２つありました。「予算管理の非効率さ」と「PLの意識」です。

１　非効率さについて

予算自体はエクセルで管理しています。Webソリューション部門で７部署、オンラインゲーム部門で６部署の合計１３部署がエクセルシートへ入力しています。非効率の内訳には、「確認」と「加工」があります。

「確認」については、各部署ごとに現場のエクセルシート入力期限が決められていますが、基本的に守られません。期限が過ぎて経営企画が数字確認をし、入力されているものとして集計をし始めてから、未入力箇所に気づきます。現場へ入力を促すと今度は知らぬ間に未入力箇所だけではなく別の箇所も変更されていて、また気づかずに集計をし始めてから違和感に気づきます。そしてまた現場に確認をする、というループの繰り返しで恐ろしく非効率な運用になってしまっています。

「加工」については、現場が入力し経営企画側で集計し終えたシートを、セグメントや時期など分析しやすいように加工します。これを部署ごとに１３シート全てにおいて実施しますので、その修正も含めると大変な労力がかかります。

ただのコピペで済むならいいのですが、コピペ元の関数やコピペ先のフォーマットが微妙にずれていたりなどして単純作業で済まないところがものすごくネックです。そのため誰かに作業を依頼できるというわけではなく、社内の数値に精通しているものでないと関数の修正などができず、結局、経営企画で全て対応しなければいけません。

また、月次の数字が締まったあとも、会計システムから出力したデータを加工し、１３部署毎に別途作成している予実分析ファイルへ転記のうえ現場に共有するので、１ヶ月くらい遅れて現場に共有となることもザラにあります。現場からしてみると、２ヶ月前の数値を今更共有されても自分ごとで数値を見れません。

２　PLの意識について
前述した現場へのリアルタイム共有ができていないことから起こっている課題でもありますが、PLの意識が低いと感じています。当社は上場してからまだ時間が経っていないということもあり、部門ごとのPLの概念がまだ未成熟です。

特にWebソリューション事業は、売上達成に注力するあまり、人件費や外注費などを加味した利益まで追えていません。結果として、売上は達成しているが利益は未達ということがあり、去年の上期に下方修正をせざるを得ませんでした。原価や外注費までリアルタイムで管理できていなかったため起こりました。
月次が締まると利益が減ってきていることは明らかになるのですが、結局１ヶ月遅れで現場に共有するというリードタイムになってしまうので、すぐにアクションが起こせずに未達になってしまいました。これはリアルタイム共有の仕組みを作れなかった経営企画側に責任があると考えています。

上記2つの課題から、エクセル管理をやめて非効率さを解消し、現場へPLをリアルタイム共有できるようにすることが命題でした。

導入した目的

前述した２つの課題を解決することに尽きます。

またPL意識が高まると、予実精度の向上にも効果があると思っています。実は、前述した下方修正のあと、売上は順調なのになぜ利益が目標を下回ったのかというのを現場と一緒にかなり分解して問題を明らかにしていきました。

解決すべき問題や、やるべきことが定まるとやはり数字は回復していき、結果として去年の上期は下方修正でしたが、下期は上方修正し帳尻を合わせることができました。先読みしてPDCAを回していくということを全員共通の目線で行うことができたのでリカバリーできました。

下期のようなPDCAを常に行い続けるにはどうしたらよいのか、というテーマで試行錯誤した際に、
・PLの最新版が常に可視化されている状態を作る
・どのKPIを注力すれば売上と利益のバランスが保てるのかを誰もが分かる

という状態を構築することが急務だと考えました。

弊社は創業して２０年以上経ちますが、今までのやり方でもある程度成長してきています。
そのため、PLを意識することや具体的なKPIを設定しPDCAを回すということに不慣れなメンバーも多く、むしろ意味のある行為なのか疑問視するメンバーもいました。今回の下方修正からの上方修正できた経験は、大きな成功体験となりました。

導入の決め手

システム導入の必要性を感じてから、実はさまざまなシステムを探していました。しかし、他のツールは総じてコストが高すぎました。
初期費用で数百万円かかるものも多く、さらには機能や解決できることが弊社の課題にミスマッチしているので導入に踏み切れないでいました。その中で、Scale Cloudは価格も手頃で、弊社が抱えている課題をズバリ解決できるものだと感じ導入を決めました。サポート体制の充実も大きな決め手でした。一番気軽に相談できる印象がありましたね。
他のシステムでも、「サポートできます！」は多くあります。ただし、我々が欲しいものはシステムの使い方のサポートではなくて、考え方の整理や問題解決のためのシステムを一緒に作り上げていってくれる伴走者なんです。気軽に相談ができて、目標に向かって伴走してくれる。
これはまさにScale Cloudだけでした！

Scale Cloudを使ってやりたいこと

まずはエクセル管理から脱却し非効率な状況をなくすことが直近でやりたいことです。

STEP1：効率的で生産性の高い経営企画に

STEP2：予実精度を向上させるKPIの設計と運用

STEP3：四半期IRでの中期経営計画の公開

という順序で進化していきたいです。

特にSTEP2に大きな壁を感じており、現場はKPIマネジメントで予実精度が向上できるなど思っていませんので、実現できるんだということを体感させるところから始めます。

オンラインゲーム事業はボラティリティも高く予測しづらい事業です。
Webソリューション事業は、案件の進捗によっては数ヶ月先の外注費用など検討もつかないことも多いです。このような事業モデルでも、予実の精度は高められるんだ、ということを証明し会社全体として上場企業の責務を果たせるように進化していきたいと思います。

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会社名	株式会社アピリッツ
事業内容	各種Webサービスの企画・運営各種Webサービスのコンサルティング・アクセス解析各種Webサービスのパッケージ・ASPの開発・販売各種Webサービスシステムの受託開発各種Webサービスシステムのインフラ構築・保守・監視オンラインゲームの企画、開発、運営
Webサイト	https://appirits.com/